Офисные документы имеют различные сроки хранения. Некоторыми бумагами сотрудники пользуются далеко не каждый день, при этом необходимость в них может возникнуть в любой момент, например, в ходе финансовой или налоговой проверки. Для хранения таких документов используется металлическая архивная мебель. Почему именно металлическая? Во-первых, благодаря порошковой окраске, мебель из металла не подвержена коррозии, что продлевает ее срок службы. Во-вторых, в отличие от аналогов из ДСП или МДФ, металлические шкафы надежно защищают свое содержимое от огня и воды. Это значит, что при пожаре или затоплении документы не пострадают. Металлические стенки толщиной 1,2 мм обеспечивают также защиту бумаг от грызунов, на случай, если архивное помещение расположено рядом со складским. Учитывая модный тренд использования металлических опор в коллекциях для персонала, металлическая мебель гармонично впишется в существующий интерьер.

Архивную мебель можно разделить на несколько основных групп: архивные шкафы, шкафы-картотеки, бухгалтерские шкафы. Теперь о каждой группе более подробно. Архивные шкафы, представленные сегодня на рынке, могут иметь традиционные распашные двери, которые крепятся на ригелях или на доводчиках. Крепления на доводчиках предпочтительнее, так как это позволяет открывать и закрывать двери без лишнего шума, а также регулировать их высоту. Как правило, архивные помещения страдают от недостатка офисного пространства. Открывая дверцы одного шкафа, вы можете блокировать доступ к другому. Поэтому в небольших помещениях более востребована мебель с дверьми-купе, которые не занимают лишнего места при открывании.

Новый более современный вариант - шкафы с роллетными дверьми, по структуре напоминающими пластиковые жалюзи. При открывании они полностью собираются и прячутся в специальные пазы в углах мебели, не доставляя никаких неудобств.
Такие шкафы обязательно должны закрываться на ключ, предотвращая несанкционированный доступ к важным бумагам. Некоторые виды архивных шкафов снабжены специальными магнитными защелками, которые держат дверь закрытой, даже если она не заперта на замок.
Отдельная тема – «начинка» архивных шкафов. Вот на что нужно обращать внимание едва ли не в первую очередь. Количество полок зависит от высоты «хранилища архивных документов». Обычно их 3-4. Наличие пазов под разделители можно отнести к дополнительным преимуществам. Эти элементы могут входить в комплект шкафов, а могут относиться к разряду аксессуаров, которые заказываются отдельно. В любом случае, имейте в виду, что разделители упростят задачу структурирования пространства на полке и избавят вас от путаницы в бумагах.
Удобство пользования только возрастает, если конструкторы предусмотрели возможность варьировать высоту полок, как удобно владельцу. Для этого в стенах шкафов также предусмотрены специальные пазы. В некоторых моделях архивных шкафов предусмотрены специальные выдвижные полки, которые можно использовать в качестве столика для просмотра документации.

Обратите внимание на нагрузку, которую выдерживают полки. В хороших шкафах предусмотрена нагрузка до 60 кг!

Вместо традиционных полок в архивных шкафах могут быть установлены «рамы» для подвесных папок. Некоторые из них позволяют размещать папки формата А-4, некоторые поддерживают два формата папок: А-4 и FOOLSCAP. Таким образом, вы можете создать необходимый микс у себя в шкафу: часть полок используется как картотека, для подвесных папок, другая часть может быть задействована для хранения объемных папок типа CORONA.

Картотеки с выдвижными ящиками

Следующая группа архивных шкафов – картотеки. Этот тип шкафов предназначен для систематизации и хранения бумаг на случай, если понадобится в считанные секунды найти нужный документ. В картотеках размещаются подвесные (файловые) папки различных форматов, от А-0 до A-6. Но самые востребованные, конечно, А-4 и формат FOOLSCAP. Это довольно удобно для хранения бухгалтерской, юридической документации, а также личных дел сотрудников. Ноу-хау российского рынка металлической мебели – картотеки с закругленными (радиусными) фасадами. Помимо оригинального внешнего вида форма фасада дает еще одно преимущество пользователям: ящики шкафа можно выдвигать за боковой торец. Причем делается это легко и удобно, без риска прищемить пальцы, сломать все ногти и испортить маникюр.

Чтобы картотека невзначай не перевернулась, она обязательно должна быть снабжена антиопрокидывающим устройством. Конфузы случаются, когда пользователь одновременно выдвигает несколько ящиков, под тяжестью которых шкаф падает торцом вниз. Чтобы этого не случилось, антиопрокидывающий механизм при выдвижении одного ящика одновременно блокирует ход всех остальных. Чтобы ящик выдвигался до конца, даже если он заполнен целиком, он должен быть установлен на шариковых направляющих.
Стандартное решение для картотек - один центральный ключевой замок, который закрывает все отсеки. При необходимости каждый из ящиков может быть снабжен отдельным замком.

Специальные бухгалтерские шкафы призваны облегчить жизнь сотрудникам соответствующих подразделений, отвечающих за сохранность важной для компании документации. По сути дела, это некий промежуточный вариант между обычными металлическими архивными шкафами и сейфами. Модели бухгалтерских шкафов бывают однодверными, двухдверными или трехдверными. Каждая из секций может иметь самостоятельный замок. Особенно это актуально, если различными отсеками пользуются разные сотрудники. В качестве дополнительной опции бухгалтерский шкаф снабжается внутренним отсеком - трейзером (что-то вроде мини-сейфа для хранения особо важных бумаг). В некоторых моделях предусмотрен электронный замок для внутренней секции.

Ряд бухгалтерских шкафов даже обладает определенной степенью взломостойкости, правда, она ниже, чем у сейфов, но достаточная для того, чтобы обеспечить безопасность документов. Размеры полок и ячеек просчитаны с учетом стандартных размеров папок для писем, а также форматов офисной бумаги. Форма и расположение полок могут быть предусмотрены как для горизонтального, так и для вертикального размещения папок и документов. В некоторых моделях высота полок может варьироваться.